COVID-19, Leadership & cohésion d’équipe

• By Magali Legault
• Avr 29th, 2020
• EN VEDETTE

« Le chaos est rempli d’espoir parce qu’il annonce une renaissance. » Coline Serreau avec Isabelle Alonso – octobre 2001

La tournure des événements chamboule nos vies et nos façons de vivre. Les entreprises proposent ou imposent le télétravail à leurs employés, ce qui engendre inévitablement des impacts économiques, sociaux et des défis de gestion et de collaboration.

J’explore ici quelques pistes pour préserver le sentiment d’équipe, pour soutenir les télétravailleurs et aider les leaders à exercer leur rôle en ce temps d’isolement.

D’abord, disons-le, le télétravail ce n’est pas pour tout le monde. Certains vont trouver cela très inconfortable. Tant du point de vue des employés que des patrons. Et, puisque les écoles sont fermées, télétravailler avec des enfants à la maison sera certainement un défi supplémentaire!

Puis, à cela s’ajoute l’anxiété que vivent certaines personnes. La peur collective est bel et bien présente. Certains en sont affectés plus que d’autres. La paranoïa du papier de toilette est une image assez forte!

D’abord les employés, ils pourraient se sentir seuls, ne pas avoir l’équipement ou l’espace de travail adéquat. Quand on a l’habitude de prendre sa dose de socialisation au bureau, ça peut être très difficile d’être seul toute la journée, à la table de cuisine d’un 3 1/2. Certaines personnes ont vraiment du mal à se motiver quand ils sont à la maison: le frigo, la télé, le lit, tout devient source de distraction.

Les patrons sont déjà souvent mal équipés pour faire de la gestion à distance. Je l’ai entendu maintes et maintes fois « comment je fais pour savoir qu’ils font ce qu’ils ont à faire ?». Alors, imaginez quand tout d’un coup, c’est l’ensemble de l’équipe qui est en virtuel. Et souvenons-nous que les gestionnaires sont aussi des humains qui ont des angoisses et vivent les impacts collatéraux (avoir la marmaille à la maison par exemple, ou éventuellement un proche malade ou à risque). C’est un beau moment pour incarner une posture de leadership humble et se montrer authentique.

Qu’est-ce que ça prend pour créer un sentiment d’équipe et pour maximiser la collaboration?

• Un sentiment de sécurité
• Des rituels d’équipe
• Des moments d’échange pour être ensemble et parler
• Faire circuler l’information pour que les projets roulent
• Une vision claire (des projets, de nos objectifs) et ce que j’ai à faire (rôle et responsabilité)
• Des amitiés professionnelles qui nous soutiennent quand on a besoin de se confier ou demander conseil.

Communiquez, mais avant, préparez-vous! Faites-vous une tête sur comment vous devriez vivre cette « crise » tant pour le bien des opérations que des employés. Est-ce que c’est du cas par cas, chaque équipe s’organise ou c’est l’ensemble des gestionnaires qui doivent se concerter? C’est un choix organisationnel. Peut-être serait-il pertinent de créer une cellule de crise, pour superviser et concerter les actions des gestionnaires de l’organisation? Voici des questions à se poser:

• De quoi a-t-on besoin? Quelles sont nos priorités?
• Qu’est-ce qui change?
• Comment rester connecté et créer un sentiment de NOUS?
• Quelles sont les ressources dont nous disposons pour nous aider? (vos outils technologiques)?
• Si vous avez un PAE, rappelez aux gens que s’ils sont anxieux ils peuvent y avoir recours. Si vous n’en avez pas, que pourriez-vous offrir?
• Vous, en tant que supérieur hiérarchique, comment pourra-t-on vous joindre, par quel canal est-ce le mieux?
• Les partenaires RH qui offrent du support en temps « normal », vont-ils continuer à être disponibles et comment?
• Devriez-vous ajouter des ressources (ex : munir un employé d’une imprimante, créer un groupe SLACK, offrir une ligne support technologique? etc.)

Dans cette réflexion, n’oubliez pas d’inclure toutes vos parties prenantes : les employés, les RH, vos patrons, entreprises collaboratrices, clients. Personnellement, je recommanderais de vous faire une idée, puis de consulter ou carrément faire participer l’équipe au complet. Belle façon de co-créer, de vivre le leadership partagé en équipe. Soyez humble, il est fort possible que certains aient des besoins importants auxquels vous n’aurez pas pensé. Puis, soyons réalistes, rien ne sera parfait. Vous ferez du mieux avec ce qui est possible.

Le mot clé à propos de la communication, TRANSPARENCE. La business ralentit, parlez-en, ouvrez le dialogue. Vous vivez des incertitudes, rendez-vous humain et admettez-le. Ceci dit, si vous vraiment très affectés ou démesurément apeurés, allez chercher de l’aide. Vous ne pouvez pas supporter l’équipe si vous-même êtes complètement décentré.

Comment allez-vous transmettre vos messages à l’équipe? Un courriel, une téléconférence, un Skype? Est-ce possible de parler à tout le monde en même temps : c’est l’idéal. Sinon, allez-y par projets ou selon la nature des tâches, car évidemment, les projets ou les rôles étant différents, les impacts sur la vie des travailleurs vont varier.

Et si vous n’avez pas tant de rituels ou de moments d’échange habituellement? Et bien, c’est primordial d’en créer pour passer à travers cette « crise » et je suis prête à parier que vous ne voudrez plus jamais vous en passer après.

C’est le moment d’explorer la technologie et d’innover Demandez-vous quels sont nos rituels et canaux de communication habituels (formels et informels)? Puis, comment pourriez-vous les transformer en virtuel? Par exemple, tous les matins, entre 8h15 et 8h45, ça se rassemble autour de la machine à café, c’est là qu’on se salue, qu’on échange. Pourriez-vous faire un moment SKYPE ou ZOOM entres collègues, chacun son café en main? On lunch avec nos amis du bureau, on réseaute pendant le lunch. Pourquoi pas se donner rendez-vous et manger entre collègues en tête à tête Facetime? Vous pourriez même planifier des lunchs&learn sur divers sujets en virtuel. Une opportunité pour aiguiser nos compétences dans des formats non traditionnels. D’ailleurs plusieurs prestataires de formations ont été créatifs dans la tourmente et offrent les contenus en virtuelles.

Pour remplacer les contacts face à face du quotidien, Slack, ou une autre plate-forme de clavardage permet de garder le fil entre collègues. Dans l’univers du jeu vidéo, des communautés se tissent sans jamais se rencontrer dans le réel, on devrait pouvoir s’en inspirer. Trop c’est comme pas assez, soyons équilibrés : les bons canaux et la bonne dose de communication. Adaptez-vous à vos équipes et trouvez la juste dose entre communication, cohésion et productivité. Comment on fait? Poser des questions.

Faites en un projet d’équipe « Projet gardons le lien », vous pourriez voir émerger des leaders naturels qui ont de bonnes idées.

Favoriser, encourager l’entraide Et si on se regroupait entre collègues parents pour jouer les G.O. d’enfants? Ceci suppose que l’employeur est souple sur la quantité de travail à réaliser. À mon avis, il est impossible que la productivité soit la même, parents ou non. Soyons réalistes dans nos attentes. Et assurez-vous de rassurer vos employés. Je lis l’anxiété des gens sur les médias sociaux « comment vais-je faire pour fournir la charge de travail attendu avec mon enfant qui rôde autour? ».

La peur et l’anxiété sont les pires moteurs, essayez de calmer les préoccupations.  Faites une rencontre d’équipe et demandez aux gens « dans la situation actuelle, quelles sont vos préoccupations », vous n’avez pas à avoir toutes les solutions, mais vous vous devez de poser la question. Certains préfèreront vous en parler en privé, rendez-vous disponible.

Je vous laisse sur ma vision du leader 2.0 – Le leader-jardinier Le leader jardinier, c’est celui qui prend soin de son équipe, qui met en place les conditions de succès et veille à la mobilisation de ces membres, c’est un facilitateur, un coach, un motivateur. Il favorise la responsabilité et le développement optimal de ces employés. Sous pression, il reste calme, garde le cap sur les priorités et la vision.

En cette période d’ajustement collectif, si j’avais un conseil à donner : communiquez plus, faites des points de contact régulier, rendez vous disponible et soyons solidaires et bienveillants.

Rappelons-nous que du chaos nait l’innovation, en situation de crise, les humains se regroupent et en sortent plus forts. C’est ce qui nous a permis d’évoluer depuis toujours.

Les ressources citées – partagez-nous les vôtres :

1.https://slack.com/intl/fr-ca/

2. https://fr.wikihow.com/faire-une-conf%C3%A9rence-t%C3%A9l%C3%A9phonique-sur-Skype

3. https://support.zoom.us/hc/fr/articles/201362413-Comment-programmer-des-r%C3%A9unions-

4. https://fr.wikihow.com/utiliser-l%27application-FaceTime